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Kundenanfragen und Angebote automatisieren, mit Freigabe
So arbeitet ein KI-Agent, wenn eine Anfrage hereinkommt: Er liest sie, gleicht CRM und Auftragssystem ab und bereitet das Angebot vor. Ein Mensch bei Ihnen prüft, bevor etwas an den Kunden geht. Ein Prozessbeispiel mit Messwerten und Quellen, noch kein abgeschlossener Kundenfall.
Warum gerade dieser Prozess
Anfragen und Angebote sind der Ort, an dem Systempflege, Rückfragen und Terminabstimmung zusammenlaufen. Drei Quellen zeigen, wie verbreitet das Thema ist und wo Zeit liegt.
70 %
der Arbeitszeit im Vertrieb entfallen laut Selbstauskunft auf Aufgaben außerhalb des eigentlichen Verkaufens, etwa Verwaltung und Vorbereitung.
70 von 100 Arbeitsstunden
Salesforce, State of Sales, 5.500 Vertriebsprofis, 2024. Herstellerumfrage. Quelle 1
72 %
der Unternehmen, die KI einsetzen, nutzen sie im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen. Das ist der häufigste Einsatz.
72 von 100 KI-nutzenden Unternehmen
Bitkom, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, September 2026. Quelle 2
14 %
mehr gelöste Fälle pro Stunde im Kundenservice mit KI-Unterstützung, bei Neulingen 34 Prozent, bei Erfahrenen kaum.
NBER, 5.179 Service-Mitarbeitende. Quelle 3
Was diese Zahlen nicht belegen: Keine der Quellen misst einen Agenten, der Angebote für Ihren Betrieb vorbereitet. Die Salesforce-Zahl ist eine Selbstauskunft, die NBER-Studie untersucht Kundenservice mit KI-Vorschlägen und keine Angebote, und die Bitkom-Zahl beschreibt Verbreitung, nicht Nutzen.
Für den Kundenservice schätzt McKinsey ein Produktivitätspotenzial von 30 bis 45 Prozent der Funktionskosten (Quelle 5). Das ist eine Modellrechnung und kein Ergebnis aus einem Betrieb, und wir stellen es nicht als Erwartung für Sie auf.
Sie zeigen, dass der Prozess verbreitet ist und dass Zeit darin liegt. Wie viel davon bei Ihnen freiwird, ermittelt der Check mit Ihren Anfragen.
Der Ablauf, Schritt für Schritt
Ausgangslage ist die, die viele Geschäftsführer kennen: Das CRM und das Tool für Aufträge und Projekte widersprechen sich, und jede Anfrage verlangt Abgleich von Hand.
Kurz erklärt
Was ist ein KI-Agent?
Ein Programm auf Basis eines KI-Modells, das eine Aufgabe in mehreren Schritten selbst bearbeitet und dafür Werkzeuge wie Postfach, CRM und Auftragstool nutzt. Hier bereitet der Agent vor, und ein Mensch entscheidet. Mehr dazu auf der Startseite.
-
Anfrage lesen
Der Agent liest die Anfrage und erfasst, was verlangt wird, bis wann und von wem. Fehlt eine Angabe, markiert er die Lücke, statt zu raten.
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Beide Systeme abgleichen
Im CRM prüft er Kundenhistorie, frühere Preise und Ansprechpersonen. Im Auftrags- oder Projektmanagement-Tool prüft er laufende Aufträge und freie Kapazität. Widersprüche zwischen den Systemen markiert er.
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Entwurf und Einträge vorbereiten
Er ruft Preisliste und Regeln aus der Wissensbasis ab und bereitet Preis und Termin als Angebotsentwurf vor. Dazu legt er die Einträge für beide Systeme an, damit nichts doppelt gepflegt wird.
-
Zur Freigabe vorlegen
Eine verantwortliche Person prüft, gibt frei oder korrigiert. Erst danach geht das Angebot an den Kunden und werden die Einträge übernommen. Jede Korrektur fließt in die Verbesserung ein.
- Anfrage
- Wartungsvertrag für zwei weitere Standorte, Start möglichst im November.
- Aus dem CRM
- Kunde seit 2019, drei frühere Aufträge, letzter Stundensatz laut Angebot vom März.
- Aus dem Auftragstool
- Team im November ausgelastet, frühester Start in Woche 48.
- Widerspruch
- CRM und Auftrag nennen unterschiedliche Ansprechpersonen. Bitte vor dem Versand klären.
- Entwurf
- Preis nach Liste und Regel aus der Wissensbasis, Start mit Terminvorbehalt. Einträge für beide Systeme liegen bereit.
- Entscheidung
- Freigeben, korrigieren oder zurückgeben.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, keine Daten eines Kunden.
Wo die Freigabe sitzt
Ein Agent, der Angebote vorbereitet, braucht klare Grenzen. Anthropic, der Hersteller der Claude-Modelle, beschreibt als Grundmuster, dass Agenten an Kontrollpunkten oder bei Hindernissen für Rückmeldung von Menschen anhalten (Quelle 4). Dasselbe Muster setzen wir hier um.
Der Agent darf allein
- Anfragen lesen und einordnen
- Kundenhistorie und Auftragslage nachschlagen
- Widersprüche zwischen den Systemen markieren
Ein Mensch gibt frei
- Preise und Termine
- Jede Zusage an den Kunden
- Jeder Eintrag in CRM und Auftragstool
Der Agent übergibt
- Unklare Anfragen
- Beschwerden und rechtlich Heikles
- Preise außerhalb Ihrer Regeln
Das ist ein Ausgangsvorschlag. Welche Fälle bei Ihnen in welche Spalte gehören, legen wir im Check fest. Mit wachsendem Vertrauen können Sie einzelne Schritte später freier stellen, auf Ihre Entscheidung und nicht auf unsere.
Was der Monatsbericht zeigt
Der Check legt Ausgangswerte aus einer Stichprobe Ihrer bisherigen Anfragen fest. Der Monatsbericht misst dagegen, jeden Monat mit denselben Kennzahlen.
Gesparte Zeit ist zunächst Kapazität und kein Bargeld. Deshalb legen wir vorab fest, wohin sie fließt: Rückrufe, Nachfass bei offenen Angeboten, Bestandskunden. Eine Beispielrechnung finden Sie im Rechner auf der Startseite.
- Bearbeitungszeit je Anfrage
- Vorher und nachher, inklusive Prüfung durch den Menschen.
- Prüfaufwand
- Wie lange die Freigabe dauert. Sinkt er nicht, taugt der Entwurf nicht.
- Korrekturquote
- Wie oft Entwürfe geändert werden müssen, und warum.
- Zeit bis zum Angebot
- Von der Anfrage bis zum Versand.
- Widersprüche zwischen den Systemen
- Wie viele der Agent findet und wie viele offen bleiben.
- Übergebene Fälle
- Wie viele Anfragen der Agent an Menschen zurückgibt.
Drei Schritte, jeder mit festem Ergebnis
Zusammen ergibt das Managed KI-Agenten: Wir entwickeln, betreiben und verantworten den Agenten, die Freigabe bleibt bei Ihnen. Sie entscheiden nach jedem Schritt, ob es weitergeht. Der Check wird beim Sprint angerechnet.
Check
Ein Prozess, wenige Tage
- Dokumentierter Prozess mit Ausnahmen, Freigabestellen und dem Wissen, das der Agent dafür braucht.
- Ausgangswerte für Aufwand, Fehler und Durchlaufzeit.
- Bewertung von Systemen, Zugriffen und Datenlage.
- Wirtschaftlichkeitsrechnung mit Annahmen und laufenden Kosten.
- Festgelegter Umfang und Festpreis für den Sprint, oder die Empfehlung, es zu lassen.
Sprint
Ein Agent im Betrieb, in drei bis vier Wochen
- Die Wissensbasis ist aufgebaut, und der Agent ruft sie bei jeder Aufgabe ab.
- Der Agent arbeitet in Ihren Systemen, zunächst unter Aufsicht.
- Ablauf, Ausnahmen und Eskalationen sind dokumentiert.
- Sie legen fest, wohin die freigesetzte Zeit fließt.
Betrieb & Betreuung
Laufender Betrieb
- Überwachung, Pflege und Weiterentwicklung, wenn sich Systeme und Modelle ändern.
- Pflege Ihrer Wissensbasis (neue Preise, Regeln, Korrekturen aus der Freigabe) als Retainer: ab 250 € pro Monat, je nach Umfang.
- Monatsbericht mit Stunden, Euro, Agenten im Einsatz und übergebenen Fällen.
- Ein Gespräch pro Monat über das nächste Einsatzfeld.
Weitere Leistungen außerhalb dieser Pakete rechnen wir nach Aufwand ab, zu 1.500 € pro Tag. Dazu zählt die Recherche, was Wettbewerber tun: Sie können sie selbst übernehmen oder bei uns beauftragen.
Fragen zu diesem Prozess
Schickt der Agent Angebote selbstständig an Kunden?
Nein. Der Agent bereitet Entwurf und Einträge vor, und eine Person bei Ihnen gibt frei. Erst danach geht etwas an den Kunden oder in Ihre Systeme.
Muss unser CRM oder Auftragstool dafür eine Schnittstelle haben?
Das ist hilfreich, aber nicht Voraussetzung. Ob eine Schnittstelle vorhanden ist, klärt der Check. Ohne Schnittstelle kann ein Agent auch über die Bedienoberfläche arbeiten, mit Protokoll jeder Aktion.
Ab welcher Anfragemenge lohnt sich das?
Eine feste Grenze nennen wir nicht, weil sie von Aufwand und Wert je Anfrage abhängt. Der Rechner auf der Startseite gibt eine erste Orientierung, der Check rechnet mit Ihren echten Zahlen.
Was passiert mit den Daten unserer Kunden?
Wir setzen auf Verarbeitung in der EU, geben dem Agenten nur Zugriff auf die Systeme dieses Prozesses und schließen bei personenbezogenen Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die konkreten Maßnahmen legen wir im Check für Ihren Prozess fest.
Quellen
- Salesforce, State of Sales, sechste Ausgabe (2024). Befragung von 5.500 Vertriebsprofis, März bis April 2024. Ergebnis: Vertriebsmitarbeitende berichten, 70 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben außerhalb des Verkaufens zu verbringen. Herstellerumfrage, Selbstauskunft. salesforce.com/news
- Bitkom, Pressemitteilung „Erstmals nutzt Mehrheit der Unternehmen KI“, 14. September 2026. Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. 57 Prozent nutzen KI. Am häufigsten arbeitet KI im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen (72 Prozent der KI-nutzenden Unternehmen). bitkom.org
- Brynjolfsson, Li, Raymond: „Generative AI at Work“, NBER Working Paper 31161. Studie mit 5.179 Mitarbeitenden im Kundenservice. KI-Unterstützung erhöhte die gelösten Fälle pro Stunde im Schnitt um 14 Prozent, bei Neulingen und gering Qualifizierten um 34 Prozent, bei erfahrenen Mitarbeitenden kaum. Untersucht wurde Kundenservice, nicht Angebotserstellung. nber.org
- Anthropic: „Building effective agents“. Beschreibt Kundenservice als geeigneten Einsatz für Agenten und das Muster, dass Agenten an Kontrollpunkten oder bei Hindernissen für Rückmeldung von Menschen pausieren. Rät außerdem, Komplexität nur zu ergänzen, wenn sie das Ergebnis nachweislich verbessert. anthropic.com
- McKinsey Global Institute: „The economic potential of generative AI“. Schätzt, dass generative KI im Kundenservice Produktivität im Wert von 30 bis 45 Prozent der heutigen Kosten der Funktion bringen könnte. Eine Modellschätzung, keine Messung in einem einzelnen Betrieb. mckinsey.com
Beginnen Sie mit einem Prozess
Nennen Sie uns die Aufgabe, die Ihr Team am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob sich ein Agent lohnt, und sagen es auch, wenn nicht. Mit Ihrer Anfrage buchen Sie noch nichts: Wir melden uns und klären gemeinsam, ob ein Check sinnvoll ist.
Ihr Ansprechpartner: Chris Lennon, Ludgeristraße 9, 48143 Münster.
E-Mail: info@chief-agentic-officer.ai
Telefon: 0251 48 4440-16